Du devis au reglement : organiser les documents commerciaux
Relier les documents evite la ressaisie, facilite les controles et permet de savoir ce qui a ete propose, livre, facture puis encaisse.
Le devis cadre la proposition
Il precise le client, les produits ou services, les quantites, les prix, les taxes, la validite et les conditions avant engagement.
La commande confirme l accord
Une commande validee fige les elements acceptes et sert de reference pour preparer la marchandise ou planifier la prestation.
Le bon de livraison prouve l execution
Il indique ce qui a ete remis, quand et en quelle quantite. Les livraisons partielles doivent rester rattachees a la commande.
La facture constate la somme due
Elle reprend les informations necessaires, les montants HT, TVA et TTC, la numerotation et l echeance sans ressaisir les lignes deja validees.
Le reglement ferme le suivi financier
Enregistrez chaque avance ou paiement, son mode et sa date. Le solde client doit montrer immediatement les montants payes et restant dus.
Questions frequentes
Peut-on facturer une livraison partielle ?
Oui, selon l accord commercial. Les quantites facturees et restantes doivent rester clairement suivies.
Comment suivre un acompte ?
Enregistrez-le avec sa date et son mode de paiement, puis rattachez-le au document ou au solde du client.
Pourquoi eviter la ressaisie ?
La reprise manuelle augmente les erreurs de reference, quantite, prix et taxe entre les documents.